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校园智慧OA建设方案

   时间:2018-07-11 10:59:59 来源:互联网编辑:茹茹 发表评论无障碍通道

1. 建设背景

办公自动化(Office Automation,简称OA),是将计算机、通信等现代化技术运用到传统办公方式,进而形成的一种新型办公方式。办公自动化利用现代化设备和信息化技术,代替办公人员传统的部分手动或重复性业务活动,优质而高效地处理办公事务和业务信息,实现对信息资源的高效利用,进而达到提高生产率、辅助决策的目的,最大限度地提高工作效率和质量、改善工作环境。

结合建成符合大学师生需求的办公自动化(OA)管理系统,将极大地提升了学校教学、科研、管理、生活服务等方面的信息化水平。同时,将主要的业务系统与信息化公共服务平台进行集成,有效整合校内各部门业务数据和信息,实现全校数据的高效交换、统一访问、高度共享和充分利用,以信息化手段提高办学水平。

2. 系统功能设计

大学办公自动化(OA)管理系统主要包括日常办公、公文管理、个人服务、行政管理、档案管理、党建管理、系统管理、移动OA、短信平台等模块。

图 2.1#x2011;1 功能结构图示

2.1日常办公

2.1.1 待办事宜

用于提醒用户当前代办事项,进行日常按时提示、备忘提示等。用户可以自行设置提醒内容、提醒时间,同时也可以根据用户的日程信息进行提醒。

2.1.2 通知公告

用于发布通知公告,可以对标题、发布日期进行查询,可对公告内容进行维护。各科室可以根据工作需求,发布公告内容以及在门户上展示公告信息。

2.2公文管理

2.2.1 发文管理

(1) 发文拟稿

通过公文流程引擎实现拟稿、审核、会签、签发、复核、编号、排版、校对、打印等操作,保留公文流程所有历史修改痕迹,并可配备电子签章;

(2) 发文登记查询

对已发文的详细信息、审批状态等进行查询。

(3) 发文管理

管理所有已在发文拟稿中发起审批流程的文件,可以对不需要的文件进行删除。待发文流程结束后,签发的各类文件将自动转到档案管理进行归档。

2.2.2 收文管理

(1) 收文登记

以电子文档形式对外来公文进行登记,支持word、excel、pdf等电子文档的上传;

(2) 收文登记查询

可以对已登记及办理过的收文进行查询。

2.2.3 督办催办

按工作时限的要求,对业务办理的进展状态进行实时跟踪,对公文超时自动提示报警和催办。在规定时限内未办理完成时,系统能自动传递出信息,提醒经办人。

2.2.4 公文模板

部门内部或对外发起的公文需有一定的格式,这些固定的格式将以公文模板的形式存储。每次草拟公文时,系统可快速调出对应的公文模板,方便快捷。模板设置用来设置发文、请示中可直接调用使用的公文模板。设置组织常用的公文模板,可以规范公文形式,提高公文撰写及发布的效率。

公文模板包括公文的红头、发文标题、发文类型、发文字号、主送机关、主题词等信息,用户可以自行新建、修改和删除公文模板。

2.3个人服务

2.3.1 电子邮件

集成校园电子邮件系统,并实现用户的单点登录。用户登录OA系统后,进入电子邮件模块,自动登录校园电子邮件系统,查收、发送电子邮件。

2.3.2 考勤管理

考勤管理功能模块实现对单位人员考勤的全方面管理。包含记录教职工的考勤异常情况,记录请假信息,设置休息日,设置上下班签到、签退时间;同时,可生成考勤日报、周报、月报等,支持查询浏览、用户自定义打印统计报表等。

用户可根据需要,将考勤管理与系统基础平台进行关联,当用户登录系统,则默认为用户签到管理,用户在系统中可进行下班打卡、请假、外出登记,从而更好地实现人员考勤管理。

2.3.3 请假管理

建立人员请假管理模块,详细记录人员请假过程并根据请假类别进行分类化、规范化管理。完成对事假、病假、公假、丧假、婚假、工伤等不同请假类别的审批,同时与考勤情况相挂钩,自动在考勤里生成请假记录等。

图 2.3#x2011;1 人员请假流程图

2.3.4 个人信息

支持用户个人信息的编辑与展示,支持用户登录密码的修改。

2.4人事管理

建立人事管理模块,可以实现全校教职工编制信息、职务信息、职称信息、退休人员信息的录入、统计与管理,可以全面反映人员增减、职务变动、职称变动的信息,理清全局人员人事信息变化过程,便于进行人事管理。

2.4.1 人员信息管理

提供对人员基本信息进行新增、修改、删除、查看等多种操作,实现将人员基本信息按编制录入系统,建立人员基本信息管理台账,主要包括人员姓名、性别、出生年月、年龄、职称、职务、编制、岗位等信息。

2.4.2 人事信息查询统计

基于人员信息的数据支撑上进行统计查询,支持对单位工作人员的职务、职称、编制情况、退休情况等条件进行单独查询统计。

2.4.3 人事信息统计分析

基于人事信息的数据支撑上,从单位角度,针对年龄分布、学历分布、工龄分布、民族分布、性别分布、职务分布、职务级别分布等进行多维度分析统计。

图 2.4#x2011;1 人事信息统计分析

2.5行政管理

2.5.1 通讯录管理

通讯录管理包括对个人通讯录和公用通讯录的管理。

2.5.2 物资管理

建立物资管理系统,可以实现办公用品、固定资产的网上审批,方便各科室进行申购,也方便办公室及财务部门进行固定资产管理。

2.5.3 会议管理

会议管理包括从会议计划的制定、会议通知发送到会议召开后的会议记录整理的全过程,主要包括会议议题、会议安排、会议通知、会议纪要等功能。

系统以工作流方式把会议管理从会议计划、会议审批、会议通知、会议纪要所有步骤纳入了网络信息化管理。会议召集人在会议计划审批通过并确认会议地点、日期、与会人员及相关事项后,可将此会议通知发送给所有与会人员,系统将在每一位被邀请者的日程安排中自动添加一条开会的记录。届时,系统将会自动提醒每一位与会者参加会议。

2.5.4 日程管理

日程安排管理主要是实现个人和领导的日程安排。

(1)个人日程安排

个人用户可以对自己的日程进行管理,实现对个人日程的安排、提示备忘等功能。

用户可以通过日历的视图,方便的设置日程内容,设置日程类型。对于需要提醒的日程,系统通过提醒功能通知用户。

系统还提供日程查询的功能,可以通过组合条件查询已设置的日程。

(2)领导日程安排

领导日程安排主要是辅助安排领导的活动日程表,并通过计算机网络供本单位内部人员进行查询,以便各部门安排本部门的相应工作。

2.5.5 车辆管理

车辆管理主要是管理车辆基本信息,管理车辆使用的整个过程,对车辆申请审批、车辆维修等进行统一管理。主要的功能包括:

• 车辆基本信息管理:记录车辆基本信息,包括车牌号、品牌型号、价格、购置时间、车型、车辆用途、使用单位及驾驶员信息等基本信息。

• 出车申请、审批:实现车辆使用的网上申请、审批,记录申请结果,便于规范管理。

• 车辆维修管理:建立车辆维修模块,详细记录车辆维修记录,规范化管理。

• 车辆用油管理:建立车辆有卡领用管理模块,详细记录车辆用油记录,规范化管理。

2.5.6 用章管理

用章管理主要是为了规范用章流程,管理印章使用的整个过程。主要的功能包括:

• 用印申请:新建用印申请,生成电子用印申请表。确认信息后提交领导审批。

• 领导审批:分管领导查阅用印申请内容,核实信息后,填写处理决定及意见,完成审批。

• 提交印章管理员:通过审批的申请到印章管理员处后,可安排用印事宜,通知申请人到印章管理员处用印,并对用印进度进行记录,如:已印、未印等。

• 流程记录:申请人可对自己提交的用印申请进度进行查看。

2.6档案管理

电子档案管理具备数据录入、整理编目、借阅管理、销毁管理、检索查询、统计报表、全文检索、系统设置模块等基本功能,实现行政办公业务流程办结归档的电子档案化管理。档案业务管理主要包含借阅管理、档案利用管理。

2.6.1 档案借阅管理

借阅管理功能是对档案借阅业务的有效登记管理,提供各类实物档案的借阅利用服务。包括借阅登记、档案检索、库房调档、归还登记、档案催还、借阅情况查询等(包括数字档案可控时效性)。

图 2.6#x2011;1 借阅管理流程图

2.6.1.1 借阅登记

用于记录及管理档案借阅情况,是档案利用管理的主要业务。系统提供了创建借阅登记记录的功能。

在借阅登记页面中,借阅信息页面分为两个部分,第一部分是借阅单据信息部分,记录借阅单位的详细信息,第二个部分是借阅详细条目部分,记录借阅的档案基本信息。

首先填写借阅单据信息并且保存后,才能进行第二个部分新增借阅详细条目。

借阅者姓名下拉框显示的是现有借阅单据中的借阅者,选择该借阅者姓名后,系统还会自动获取之前该借阅者登记过的相关信息,再填写必填项后,点击保存借阅单据,新增单据成功后,可以进行手工录入借阅明细或者导入借阅明细。

管理员每次登录该页面时,系统会在右下角自动弹出提示框,显示借阅未归还信息。

(1)新增借阅详细条目

在借阅登记界面上点击新增借阅详细条目按钮,弹出填写借阅明细界面。进行信息的填写,其中设置有必填项,完成后点击保存记录。点击返回按钮,关闭借阅详细条目界面,打开借阅单据信息界面。

(2)修改借阅详细条目

在借阅登记界面上选择某一条借阅详细条目,点击修改借阅详细条目按钮,弹出填写借阅明细界面。进行信息的修改,完成后点击保存记录。点击返回按钮,关闭借阅详细条目界面,打开借阅单据信息界面。

(3)删除借阅详细条目

在借阅登记界面上选择某一条或多条借阅详细条目,点击删除借阅详细条目按钮,弹出提示框,询问是否确定删除,点击确定则删除条目,点击取消则返回。

2.6.1.2 档案检索

本系统可根据借阅者所需要查看档案的内容、类型、时间段、档案所涉及的行政区域等相关信息进行多条件档案检索查询。

2.6.1.3 库房调档

根据档案检索查询所查询出的结果,选择所需档案记录,可查看该档案的相关库房记录信息,如档案所在库房位置信息,档案详细基本信息等,管理人员可根据这些信息进行库房调档。

2.6.1.4 归还登记

为档案管理员提供填写借阅单据中借阅明细归还信息的功能。

在借阅管理界面中选择某条借阅登记单据,点击借阅归还,进入借阅单据借阅归还页面。

选择一条或多条归还的档案,点击借阅归还按钮,弹出提示框,询问是否确认归还,点击是则关闭提示框,在借阅归还界面中对应的归还档案记录中归还时间将显示当前时间。点击关闭,返回到借阅管理页面。

系统根据实际归还情况,设计了部分归还与全部归还两种状态。如果只是归还了一部分,归还状态列显示部分归还。如果全部归还了,归还状态列显示全部归还。

2.6.1.5 档案催还

如果档案借阅到期还未归还,系统提供催还功能。每天对档案到期情况进行检查,用当前时间与借阅单据里的“预期归还”时间进行比较,如果已经到期则发送邮件催还。向借阅者的邮箱发送催还通知,内容为:“您于某年某月某日借阅的档案资料已经到期,请及时归还!”。若超过预定归还期限,系统则自动强制归还到期档案。

2.6.2 档案销毁管理

实体档案没有保存价值,需要销毁时,其对应的电子记录也要通过本功能进行销毁处理。对已失效的档案,认真鉴定,编制销毁清册,该清册永久保存。办理销毁手续,校领导批准,方能销毁。

2.6.2.1 档案鉴定

先对档案进行鉴定,是否要进行销毁,并填写鉴定意见。

2.6.2.2 档案销毁

对鉴定过的档案可进行永久删除或还原操作。选择还原可还原为正式档案,不需要销毁,选择永久删除则彻底销毁档案并记录销毁情况。

2.6.2.3 档案销毁记录查看

通过档案销毁记录情况界面查看档案销毁记录。

2.6.3 档案利用管理

档案利用管理是可采用CA身份认证、可控制、具有时效性的访问权控制管理,支持检索查询、全文检索、统计报表等功能,提供便捷、高效的档案利用服务。

2.6.3.1 检索查询

(1)档案检索

可以根据关键词、案卷(卷内)题名、案卷号、目录号、正文内容进行文书案卷的查询,分直接检索、复合检索和相关检索等检索方式,提供跨行政区域、单位的档案检索功能。

(2)档案查询

能根据各种检索项提供多条件组合查询,并能对常用检索途径进行优化,满足用户对查全率、查准率、快速查询的要求;能根据用户需要设置检索条件;能对查询结果进行显示、排序、保存、打印输出等技术处理。

2.6.3.2 全文检索

本系统可根据借阅者所需要查看档案的内容、类型、时间段、档案所涉及的校区等相关信息进行多条件档案检索查询,用户输入检索内容关键字,系统在页面上将有关关键字的档案内容信息全部展示出来,支持全文检索分布部署,对单一档案库文件进行索引生成,提供全文检索,并实现全文检索与系统权限的无缝集成。

全文检索是本次电子档案管理系统信息采用的技术。通过建立录入档案内容信息索引,扫描文章中的每一个词,对每一个关键词建立一个索引,指明该词在档案资料信息中出现的次数和位置,当用户查询时,检索程序就根据事先建立的索引进行查找,并将查找的档案信息结果反馈给用户。这个过程类似于通过字典中的检索字表查字的过程。

具备档案信息建立索引和提供查询的基本功能,此外系统全文检索功能还具有方便的用户接口、面向页面的开发接口、二次应用开发接口等等,实现与系统权限或其它功能的集成,全文检索功能具有建立索引、处理查询返回结果集、增加索引、优化索引结构等等功能。

2.6.3.3 统计报表

用户可以根据统计项建立和设计各种形式的报表,报表结合了WORD的排版功能和EXCEL的统计功能,可以输出图文并茂的统计报表。

提供档案数据统计功能,包括以下几方面内容:

• 按年度统计:按归档年度统计不同档案类型的数量;

• 综合统计:用户自定义统计条件进行综合统计;

• 输出到excel:将统计结果输出到excel。

档案统计分析功能,可对馆藏档案、档案归档、档案利用等各种数据进行汇总统计或对其中单一项目进行统计并生成报表打印输出,能统计馆藏档案情况、档案归档情况、其他归档情况、档案利用情况等。

提供灵活的报表、统计表设计功能,可以对档案业务进行不同角度的统计,如根据统计类别、年度、保管期限和类别等来统计。也可以根据需要自行设计报表。如可以设计档案列表、目录表、文件列表等。设计好的报表格式可以保存,以便重复使用,并提供报表的打印或文件导出。

(1) 库存统计

用户可以按档案分类、密级、保存时间等进行库存的统计。

(2) 档案借阅统计

根据档案借阅记录进行按档案分类等的进行借阅记录的统计,可以通过按年份统计、按借阅者统计、未归还档案统计。

(3) 档案借阅输出

将查找的档案的借阅信息结果通过报表的形式输出。

(4) 案卷目录报表

用户输入一定条件比如归档年代、档案分类按照一定格式进行目录的报表输出。

(5) 卷内目录报表

用户输入条件,系统对满足条件的卷内目录进行报表输出。

(6) 卷内备考表输出

输出满足条件的卷内备考表。

(7) 案卷封皮输出

用户首先输入一定条件,系统查询出满足条件的案卷,再由用户选择封皮模板和案卷目录,系统自动生成封皮内容,可以进行打印输出。

(8) 档案内容输出

用户首选输入查询条件,系统可以把电子档案内容进行打印输出。查询检索模块都可以引导到该输出模块。

(9) 全引目录输出

按照案卷和卷内目录索引关系,进行报表输出。

2.6.4 自动归档

考虑到档案管理系统与其他业务应用系统间的数据交换与共享,开发数据接口实现电子档案管理系统与其他业务应用系统无缝集成。支持与各业务系统进行衔接,在业务办理完毕后,档案自动流转至电子档案管理系统中。例如当业务办理完毕后,可根据档案自动流转至电子档案管理系统中。

2.7党建管理

2.7.1 党员信息管理

提供对党员基本信息进行新增、修改、删除、查看等多种操作,实现将党员基本信息按编制录入系统,建立党员基本信息管理台账,主要录入党员姓名、性别、出生年月、年龄、入党时间等信息。

2.7.2 党员经验交流管理

提供对党员经验交流进行新增、修改、删除、查看等多种操作,实现将党员参加学习后形成的心得体会、经验总结等内容在系统进行管理,各个党员可以将自己的心得体会上传到经验交流模块,实现、方便党员之间的相互学习。

2.7.3 党员学习资料管理

提供对党员学习资料进行新增、修改、删除、查看等多种操作,党组负责人可以将党员学习的相关材料进行上传,所有党员可以查看到上传的学习资料,并下载进行学习。

2.7.4 党员统计分析

基于党员信息的数据支撑上,从年龄分布、学历分布、党龄分布、民族分布、性别分布进行多角度分析统计。

图 2.7#x2011;1 党员统计分析

2.8系统管理

系统维护对系统各部分功能或设置进行管理维护,以方便系统的日常管理与个性化应用。系统维护功能提供:组织机构管理、用户管理、角色管理、权限管理、日志管理、数据字典管理等功能。

2.8.1 组织机构管理

对组织机构、用户进行统一管理。包括新建、修改、删除机构功能。

每个用户都属于某个特定的机构:当机构改变,如合并、撤销时,相应用户也要处理;当撤销时,该机构作删除处理,相应用户也作删除处理,然后在另一个机构中添加用户。注意,这里的删除只是做删除标记,并不真正在数据库里删除。

2.8.2 用户管理

对用户进行统一管理。包括新建、修改、删除机构功能。

用户管理的具体内容包括:用户姓名、系统登录代码、登录口令、所属科室、是否有效等。

2.8.3 角色管理

角色是权限的载体,赋予权限的角色可以继承给隶属于该角色的科室和用户。也就是说系统中用户所拥有的权限集是其所属科室、所属角色以及其本身所拥有权限的并集。

系统默认集成了系统管理员和子系统管理员两种角色。用户要获得相应的权限,可通过分配给他相应的角色来实现。

角色管理中包括新建、修改、删除角色等功能,可以赋予角色相应的操作权限,并可针对某一角色指派相应的用户和科室。

2.8.4 权限管理

通过用户管理模块可以添加、修改、删除用户,并对各用户的系统应用权限分配进行管理。用户的权限应按照模块、功能、工作范围来进行权限设置。用户权限的分配应该由其上一级来进行设置。整个系统采用实名制登录系统,同时对用户权限的设置还应该包括对用户的浏览权、查询权、下载权、分发权、打印权的设置;使得不同级别的用户只能查看对应的信息。

2.8.5 日志管理

系统会详细、准确、及时的自动记录各模块主要操作内容,系统管理员可以通过查询系统日志切实起到系统监控的作用。对已经产生的日志,管理员可以进行删除、导出等操作。

(1) 人员日志

包括人员、组织、群组、管理员的注册、删除、变更、迁移信息,包括所做操作、操作人、操作时间、涉及实体。用户可按照实体、操作人、时间等形式排列、查询。

(2) 活动日志

记录人员上线下线、服务器启动关闭等方面的信息,包括开始时间、离开时间等。

(3) 公告日志

用户点击查阅公告信息的同时,系统将自动记录用户查阅公告的时间,保存为公告日志,方便日后查询公告查阅的时间信息。

(4) 权限日志

记录权限赋予、变更信息,包括所做操作、操作人、被操作人、时间、原权限、现权限等。

(5) 应用部署日志

记录应用部署、变更方面的信息,主要包括部署模块、操作人、操作时间、原部署位置、现部署位置。

(6) 备份日志

记录所有备份活动。包括备份事件、备份内容、备份人、备份位置等。

(7) 系统变更日志

包括系统初始化、导入导出、恢复、迁移过程中的操作人、操作事件、操作内容等。

(8) 安全日志

记录系统安全等信息。

2.8.6 数据字典管理

数据字典管理是针对系统中字典以及字典项的组织和维护。数据字典是将某个系统对象中拥有相同数据结构的一组数据元素组织起来,形成对其属性的一种数据约束。数据字典应用于系统的内置字典对象和表单输入域的字典绑定。

通过字典管理,可增加、修改和删除字典和字典项,还可设置字典的可视权限。

2.9移动OA

2.9.1 待办公文

根据审批状态分为待办公文和已办公文。待办公文是指没有打开阅读办理的审批事项,用户登录后在“待办箱”中以“未阅”显示。

(1) 查看待办公文

①可以查看当前用户所有的待办公文列表,列表中的状态显示当前文件是否过期。

②当用户有新的待办文件时,系统会自动推送过来,启动办公软件,提示当前需要办理的文件,单击“确定”可以进入文件办理界面。

(2) 处理待办公文

①查看表单:单击公文列表中的某一条公文记录可以打开公文表单,单击标题可以查看该流程所包含的正文内容,标题下面是表单的各种内容要素,文本框是用户填写处理意见的地方,通过拖动滚动条可以看到此公文的详细内容。

②查看正文:单击流程的标题后,可以弹出正文处理对话框,通过选择“预览”,即直接查看文件的文本内容,此时正文的内容是以纯文本的方式显示,也可以选择“下载”,将正文下载到手机中再查看,保存到手机中的文件再打开时的显示样式和计算机上是一致的。

③查看附件:单击附件列表中的文件标题后,可以弹出附件处理菜单,通过选择“预览”,即直接查看文件的文本内容,此时正文的内容是以纯文本的方式显示,也可以选择“下载”,将正文下载到手机中再查看,保存到手机中的文件再打开时的显示样式和计算机上是一致的。

(3) 填写处理意见、发送文件

①填写处理意见:当完成对正文和附件内容的查阅后,可以在相应的文本框中填写批示意见或办理结果,每个文本框上都有相应批示类型的提示,您可以单击“快速输入”按钮选择常用批示用语,也可以自己输入文字,通过打开输入法填写批示用语。

②文件发送:当填写完处理意见时,可以单击表单上方的“发送”按钮,根据当前流程的状态单击选择相应动作,然后继续在人员列表中选择相关办理人员后单击“执行发送”按钮,完成文件发送。

2.9.1.1 待办箱

用户进入待办事项的页面如下所示,系统已根据公文性质分为了待办收文和待办发文,用户已查阅过的案卷将以的形式标示。

而用户未查阅过的公文,系统将在文件标题的后面显示红色的[new],并以的形式标识。

2.9.1.2 公文查看

通过公文列表进入详细页面,用户可以查阅公文基本信息和运转情况。

2.9.1.3 附件查看

在公文基本信息中找到电子附件图标点击可以查阅该公文的附件列表。

2.9.2 已办公文

已办公文是指已经打开阅读办理的公文事项,用户登录后在公文流转箱中以“已阅”显示。

(1) 已办箱

已办箱中列出当前用户已经处理过的公文列表,即审查批转的事项,自动进入已办箱。

列表显示信息包括标题、业务类别、当前环节、上一步审批人、时间、审批意见等。用户可选择已办公文进入查看详细内容及附件信息。

系统支持“已办箱”和“待办箱”的快速界面切换。

(2) 公文查看

点击某已办公文可打开查看信息,但不能进行编辑、修改、批转等操作。

(3) 附件查看

系统支持对已办案卷的附件进行打开查看,支持多附件的切换,附件格式包括PDF、JPG、BMP、WORD、EXCEL、TXT等。图片文件打开后可根据需要进行翻页、放大查看、缩小查看、漫游移动等操作。

(4) 撤回

“已办箱”中的公文,如果接收人还没有签收打开,则发送人可以在“已办箱”中进行公文的撤回修改。

2.9.3 通知公告

用户点击通知公告后会以列表的形式显示单位近期的通知,并按时间先后顺序排列,最近发布的靠前,以方便查阅,点击对应的通知公告条目可进行详细浏览,由于屏幕显示宽度的不足,信息将以折叠的方式显示,用户可自由选择查看的要点。

用户也可以下载该条通知所包含的附件,只需打开附件折叠条,点击附件名,系统会询问用户是否下载及下载保存的位置,如何对应的附件丢失或者文件系统错误,系统会调转到主菜单页面。

2.9.4 日程管理

用户可安排工作日程,可进行事件添加,或者查找某天的日程事务,实现对个人日程的安排、提示备忘等功能。

用户可以通过日历视图,方便的设置日程内容,设置日程类型。系统还提供日程查询的功能,可以通过查询已设置的日程。

2.9.5 今日提醒

需要提醒的日程,系统通过提醒功能通知用户。系统提供多种方式提醒功能,包括滚动方式提醒区、弹出窗口式的提醒等。系统可以进行日常按时提示、备忘提示等功能。用户可以自行设置提醒内容,也可以从日程安排中设置。对于设置为已提醒的日程系统将在对应的开始日期到来之日用户一旦登录系统系统会提示用户今日有预安排的日程。

2.9.6 通讯录

系统通讯录以政务管理系统中组织机构及部门信息对海量通讯数据进行组织,综合通讯数据,加强工作协作能力。提供单位内各级领导和工作人员的通讯方式的更新、查询、查看、联系。

可查看全单位联系人信息,可直接拨打电话、发送信息、即时沟通等;移动办公系统的通讯录不同于普通手机的通讯录,而是企业级的通讯录,以部门树的形式展现给用户,用户可以随时查看内部联系人信息,包括行政级别等企业专有信息。

(1) 通讯录更新

客户端可从服务器读取新的通讯录信息,以更新终端的通讯录数据。

(2) 联系人查询

此功能用于从通讯录中查询出符合条件的联系人,可根据名字或部门等信息进行查找。

(3) 查看信息

查找出指定联系人后,可通过点击该联系人查看详细信息,包括所属姓名、单位、部门、办公室电话、手机、备注等。

(4) 拨打电话

客户端支持从通讯录中选取办公室电话、手机拨打电话。

(5) 发短信

通讯录中选取手机号码,可以给对应的人员发送信息。此外系统还提供短信群发功能,用户可以选择某个科室下的人员可以给用户勾选的人员发送信息。

3. 项目管理与实施方案

3.1项目实施周期

本项目实施周期为:12个月内完成全系统安装和联调联试。

1)系统设计阶段

进行系统设计调研,完成《需求规格说明书》、《系统概要设计》、《系统详细设计》的编写,并通过评审。

2)系统开发阶段

完成系统的代码编写开发以及测试用例编写工作,并通过内部测试。

3)系统集成联调阶段

完成系统的集成联调及出所测试工作。

5)系统安装部署阶段

完成系统的安装部署以及调试工作,并交付客户试用。

6)系统试用、整改阶段

试用单位完成系统各项功能试用工作;根据试用报告及意见,完成系统整改工作。

7)系统交付验收阶段

完成系统必要功能的回收测试验证及状态固化工作;组织完成系统验收评审工作,正式交付。

3.2人员组织保障

3.2.1 项目小组组成

若我单位中标,在收到项目中标通知书24小时内,本项目实施项目部建立,并开始运作。

项目小组由我公司技术骨干组成,对项目建设进行有效资源控制、进度控制和质量控制,以确保项目建设的成功。为此,必须首先建立职责明确、决策有效、执行有力的项目组织机构,从组织管理方面对项目实施严格、规范和有效的控制。

本项目拟派人员情况

我单位对项目建设进行有效资源控制、进度控制和质量控制,以确保项目建设的成功。为此,必须首先建立职责明确、决策有效、执行有力的项目组织机构,从组织管理方面对项目实施严格、规范和有效的控制。客户协调一致,由双方管理人员和技术人员共同组成项目实施组,一方面保证项目的正常进行,同时也有利于客户对项目的进行实时指导。

项目实施组织机构是项目最终建设成功的基础和保证,建立的项目组织机构基于IPT(Integrated Product Teams)方法,这种方法能够最有效地把各类管理和技术人员结合到一起,包括软硬件配置、系统开发等方面。在这种项目组织机构中,客户方的技术人员也将被有机的结合到整个IPT结构中来,从而保证了客户方的技术人员可以顺利的接管整个应用系统。这种组织结构将是项目顺利完成的重要保证。

3.2.2 人员分工

1)项目经理

项目经理是整个项目的执行管理者,对整个项目实施的进度、质量进行控制与管理,对整个项目负直接责任。

2)技术负责人

负责项目技术路线与作业流程的制定;

对项目实施过程中新技术和新方法的使用进行指导;

对整个项目的具体实施提出科学的合理建议;

解决项目执行组实施过程中出现的技术问题;

协助项目经理对项目实施过程中的任务分配进行管理。

3)需求分析设计组

由公司派出需求分析工程师,完成建设单位在系统建设、设备交货等方面的需求分析,并最终形成需求分析报告。

4)规范文档编写组

规范组成员由我单位具有丰富标准、规范编写经验的人员组成,主要职责是:负责分析项目数据的类型、格式、质量、来源,制定标准体系规范。

5)软件代码开发组

根据需求完成软件系统建设。主要包括:

系统功能模块建设;

系统维护与管理;

系统安全设计。

6)系统测试安装组

基于软件开发周期中不同阶段对不同对象所进行的测试,负责按照建设单位要求完成系统的个性化定制,并将软件开发组开发的各模块进行集成,并协调相关硬件厂商进行系统集成、安装部署工作,使之成为一个完整的系统。其主要职责是:

单元测试;

系统测试;

集成测试;

界面测试;

性能测试;

配置测试;

硬件厂商协调;

各软硬件安装调试;

各开发单位软件集成;

提交安装调试相关文档。

7)项目配置管理组

负责完成系统实施过程的核对、文档管理工作,其主要职责是:

负责合同、设备等商务部分的核对、落实;

负责系统技术资料、软硬件平台技术资料、数据库软件资料、支持工具资料、业务资料、图纸、数据资料以及文档的管理。

负责管理由各小组在实施和服务过程中项目计划、项目工作计划、项目周报等地管理。

8)项目质量保障组

对项目的整个过程进行质量把关,主要包括:

制定质量保证的大纲与细则;

测试计划的审定;

实施质量保证计划,对项目进行过程中各阶段的质量进行监督与把关;

在项目质量上,对项目经理负全面责任,及时向项目经理报告质量方面的问题;

项目初验和终验准备与实施。

9)售后技术支持组

提供良好的售后服务,即软件建成后对整个软件的运行维护,为软件稳定运行提供保障。

制定培训计划,安排落实培训事宜;

对客户的领导进行相关培训;

对客户的技术人员进行软件管理、维护培训;

对客户的最终用户进行软件的操作培训;

制定质保期内的系统维护保障方案;

负责相应客户的维护请求,对软件进行及时维护,保证软件正常运转;

负责软件的定期维护巡视,保证软件正常运转;

为用户提供各种必要的技术支持和咨询;

提供软件维护手册,建立完整的维护档案。

3.3项目风险控制

在系统研发过程中,需要采用一些全新或陌生的技术,极有可能因为对全新技术本身存在的缺陷或对技术的掌握不够深入,造成开发出的产品性能以及质量低劣,将直接导致本预研项目研究的失败。因此在进行项目实施前对项目的风险分析以及相应的应对措施是非常必要的。

3.4项目文档资料

涵盖项目全过程文档资料。

3.5源代码及知识产权

无。

4. 培训及售后服务方案

4.1培训方案

我单位为了保证本项目能够顺利完成并按计划投入使用,在系统使用前开展随工安装培训和维护培训,目的是通过培训让使用人员熟悉系统应用,并能对系统配置进行简易的维护、故障排除和修理方面操作;系统维护管理人员熟悉数据库管理系统的使用维护,以及数据库的备份还原等操作;业务人员明白数据库的图层构成等。

完善成功的培训保证是本项目能否成功的重要组成部分。我们在软件研发、系统集成方面积累了与用户密切合作的丰富经验,形成了一套生动、形象、易懂、易学的用户培训计划体系。根据本项目的特点,由我单位对系统使用、数据库建设与使用进行集中的培训,培训将由具有多年丰富教学经验的专业授课老师负责。

因此,根据用户的具体特点制定培训内容,进行有针对性的培训,分为针对项目实施及项目验收后的培训,其中包括平台使用培训、数据库成果内容培训、系统维护培训等内容。

4.1.1 培训计划

培训方式采用实际的理论知识讲解与现场应用操作相结合的培训形式。学员在参加课堂讲解培训时,还可以根据个人的需要采用现场上机的方式进行加深巩固所学内容,并且能够做到涉及面广,培训时间灵活,可以反复练习等优势。

表6-1 培训课程安排表

培训费用:由我公司负责承担。

培训时间:具体时间日程将根据客户要求合理确定。

培训地点:用户方提供的培训场地。

培训人数:我单位根据用户实际需要为用户培训,参加培训的人员及人数可由用户方决定并由其召集集中培训。

培训次数:我单位承诺提供随工安装与系统使用培训,在系统维护周期内,根据招标人需求,为招标人提供不限次数的现场维护培训与技术支持。(招标人提前1周通知投标人地点、内容、方式)。

培训达到水平:通过课堂培训班集中的安排培训课程及现场进行培训的手段,用户才可以更好地掌握本项目成果的管理与使用技能,能独立胜任本项目成果的各项维护管理工作及各种操作,并能胜任本单位对其他人员使用本项目成果的培训基本工作。

4.1.2 培训对象

本项目的顺利实施及项目成果的正常应用,需要对项目组人员及业务有关人员进行培训。

培训将依据不同对象进行不同内容的培训,并根据不同的培训对象和培训内容撰写科学、合理、符合实际的培训教材。

操作人员,针对操作人员日常工作要求,编制操作手册,帮助用户快速了解操作方式。

4.1.3 培训方式

主要提供如下几种培训方式:现场培训,集中培训,课堂培训以及网络培训。

现场培训:现场培训就是通过现场演示的方式,为学员讲解、说明的讲授方式。它是最主要的培训方式。我单位组织有经验的工程师或特聘专家现场培训用户中的有关技术人员,建立可靠的系统维护队伍。

集中培训:集中培训是将系统管理人员、数据建库人员以及相关部门科技人员等培训对象召集起来,在一个固定的地方进行培训。这种方式基于传统的教学方法,一般为面对面的讲解、交流、团队合作、角色扮演。目前更多地采用电子教学手段,如投影、电脑、多媒体及网络等。

课堂培训:课堂培训即传统的通过教师在课堂上授课的方式进行的培训,这种培训,要求培训的内容符合听课对象的水平和实际需求,另外也要求培训教师具有一定的讲解能力,使得听课人员既能容易理解,又能获取到所需要的新知识、新技能。课堂培训经常会遇到的一个弊端就是容易造成知识传授的单向性,因此讲授过程中要注意调动学员听课的积极性。

4.2售后服务方案

4.2.1 服务及质保承诺

为向客户保证服务质量,更好地满足客户服务要求,顺利推进项目的进行,依照国家有关法律、法规,结合客户要求与我们的服务能力,我单位做出服务承诺如下:

交货时间:2015年12月。

交货地点:招标人指定地点(成都)。我方送货到约定交货地点交付前的一切风险和费用由乙方承担。

4.2.2 售后服务体系

为了给客户提供周到的服务,我单位在原有售后服务管理制度的基础上充分利用技术手段,建立了以客户为中心的售后服务体系并通过ISO等认证,从人力、物力、装备、制度等全面保证各项服务措施能够落到实处。

4.2.3 售后服务程序

我单位设有专门的技术支持和售后服务中心,用户可根据技术问题情况选择服务方式。首先可采用电话支持服务解决问题,我单位会在接到用户电话后30分钟内回呼用户,如电话支持仍无法解决问题,将启用另外的服务方式(如远程诊断、现场支持等);在任何需现场支持服务之前,首先应进行远程诊断,以判明问题所在,这样,可以提高工作效率,减少系统的非正常时间。在远程维护及电话帮助都难以解决的情况下,我单位将派出服务人员进行上门维护,以确保客户的系统故障得到最快速、最全面、最彻底的解决。问题解决后,服务中心将持续对该问题进行跟踪、回访,保障服务的质量和效果。

4.2.4 服务方式

我们的服务采用多元化的服务方式,包括有传统的电话支持服务,现场支持服务,同时还支持先进的远程维护服务和网上在线服务,如电子邮件热线服务及软件产品的更新及维护。

4.2.5 服务内容

系统售后服务包括以下内容:

4.2.5.1 错误修改服务

在任何时候,如果采购方发现软件不能与需求说明书符合,请以书面形式将有问题的缺点或错误告知于我单位;

一经收到采购方的此类通知,我单位会在不迟于之后的第一个工作日便着手修改有问题的缺点或错误,并在正常工作时间或其它经双方同意的时间内继续致力于此工作,直至完全符合要求;

如果采购方认为情况紧急需立即得到支持,我单位将使用所有努力以尽快完成;

此修改一经完成,我单位将及时提供给采购方详细说明修改的性质,并提供改正后的正确操作指导;

我单位尽可能快地为采购方工作人员提供必要的附带培训,以使采购方人员能正确使用改正后的软件部分。我单位还将为此目的向采购方额外提供合理要求的其他帮助。

4.2.5.2 建议服务

我单位会以电话、传真或邮件形式提供一些必要的技术建议、咨询及系统分析给采购方,以帮助采购方掌握系统最佳使用方法和解决关于软件使用和操作上的困难。

4.2.5.3 新版本升级服务

在服务期内免费升级平台系统。我单位以电话、电传或邮件形式提供有关新版本的信息和建议。

4.2.5.4 系统诊断与故障排除服务

如果系统出现的问题发生在我单位对客户进行例行性维护或者巡检过程中,则我单位技术人员将现场解决存在的问题,否则,我单位在受理客户服务请求后在规定的响应时间内通过适当的服务方式为客户进行系统诊断与故障排除。

4.2.5.5 硬件环境变更服务

由于某些因素,客户的硬件环境有变更(如更换服务器、办公地点迁移等等),我们将提供由此而导致的相关服务,如重新安装系统,数据库移植等服务。

4.2.5.6 客户档案管理服务

我单位除提供给客户完整的竣工资料外,也为客户保存从我单位与客户联系起的一切商务、技术资料,以便在客户资料灭失或损坏时,无偿提供给客户使用。

公司保管的档案中,不包括客户的系统运行所涉及的保密资料,如管理口令、用户数据等。

4.2.5.7 客户投诉处理服务

我单位受理客户投诉,并在接到客户正式投诉后一个工作周内提出处理方案并通报用户。我单位将采用《售后服务联系单》的方式及时收集用户意见,作为对我单位工作质量评估方式之一。

4.2.5.8 定期巡检服务

为了预防系统与产品故障,减少故障的发生率,在系统初验后,我单位将派资深的系统集成工程师前往采购方进行定期巡检服务,确保我单位提供的系统与产品日常的正常运行。

1)定期巡检时间间隔

本方负责对本系统进行例行检查,从系统验收完毕起每3个月检查一次。

2)巡检服务内容

网络环境检查:对局域网的连接情况,广域网的连接情况等进行检查。

软件系统运行环境检查:检查网络操作系统软件、客户端操作系统软件、反垃圾邮件软件、防病毒软件等的运行情况进行检查。

技术咨询、辅导或培训:对客户提出的实际工作中遇到的技术问题进行咨询、辅导或培训。

系统综合性能优化:根据系统的实际运行情况,对系统的综合性能进行优化。

3)巡检方式

制定巡检计划:我单位制定相应的检查计划,其中包括每次巡检时间、巡检小组成员、巡检内容等。

核实巡检方案:例行检查前,由客户提前三天通知我单位具体检查时间。

4)巡检结果处理

巡检记录:每次检查完成后,在3个工作日内提交巡检报告。包括检查发现的问题、系统现状评价、改进建议等。巡检报告交由客户签字认可,双方各存一份。

巡检问题处理:对于巡检发现的问题,若属于负责维护的软硬件系统,则保证在3个工作日内解决问题。

4.2.5.9 定期电话寻访服务

1)定期电话寻访时间间隔

每月一次。

2)定期电话寻访内容

与客户一起共同对系统进行性能调优、系统诊断,系统日常维护管理方面的交流,并与客户共同进行阶段性总结、分析,并希望客户对我们的售后服务质量提出宝贵意见和建议。

3)电话寻访处理结果处理

巡访记录:每次电话寻访后,我单位对寻访结果进行记录并备案。并在3个工作日内将结果反馈给客户。

巡访问题处理:对于发现的问题,若远程方式可以解决则采取远程解决的方式,对于客户反映的需要现场解决的问题,则按照维护方案中关于响应时间的描述,在规定的响应时间内进行现场处理。

4)紧急支持服务

以下情况将作为紧急情况处理:无法重启系统,系统停止或处理能力严重下降。

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